CAATs事例：労務監査
Tôi muốn trình bày một ví dụ về CAAT nhắm vào kiểm toán lao động.
Một công ty đã sử dụng hệ thống quản lý chấm công để chấm công vào và ra nhằm quản lý việc chấm công, nhưng họ nhận được thông tin rằng một số nhân viên thực sự đang làm việc mà không chấm công ra mặc dù đã chấm công.
Trong trường hợp này, công ty sẽ vi phạm “Thỏa thuận 36” và có nguy cơ người lao động phải đối mặt với rủi ro về sức khỏe và không được trả lương làm thêm giờ.
Phòng kiểm toán quan tâm đến cách tiến hành kiểm toán một cách hiệu quả để hiểu được điều kiện làm việc thực tế.
Để giải quyết những lo ngại trên, chúng tôi đã xác định các loại dữ liệu khác nhau cần thiết cho việc kiểm toán lao động và xác định những nhân viên có dấu hiệu bất thường cũng như các phòng ban có số lượng nhân viên có dấu hiệu bất thường tương đối lớn.
<Xác định rủi ro>
Chúng tôi xác định được rủi ro là số giờ làm việc thực tế (giờ làm việc thực tế) không được ghi lại chính xác trong hệ thống (hệ thống quản lý chấm công) và tình trạng làm thêm giờ không được trả lương không được phát hiện mặc dù tình trạng này thực sự xảy ra.
<Các thủ tục kiểm toán đã lên kế hoạch>
Vì hầu hết nhân viên đều sử dụng máy tính để thực hiện công việc nên chúng tôi đã thiết kế một quy trình để xác định giờ làm việc thực tế từ nhật ký hoạt động của máy tính và phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào với dữ liệu có dấu thời gian trong hệ thống quản lý chấm công.
<Trạng thái hiện tại của các hệ thống và dữ liệu liên quan>
Trong giai đoạn lập kế hoạch của quy trình xác minh thông qua phân tích dữ liệu, chúng tôi đã xác định trạng thái hiện tại của dữ liệu cần thiết cho kiểm toán lao động như sau:
・ Dữ liệu dấu thời gian của nhân viên được đăng ký trong hệ thống quản lý chấm công
– Nhật ký hoạt động của máy tính cá nhân của nhân viên
<Phân tích dữ liệu bằng công cụ CAATs>
Trong nghiên cứu tình huống này, chúng tôi sẽ giới thiệu một ví dụ trong đó lượng thời gian sử dụng PC trong mỗi ngày làm việc được xác định dựa trên nhật ký hoạt động PC của nhân viên và so sánh với dữ liệu dấu thời gian.
~ Giả định (giả thuyết) để phân tích dữ liệu ~
– Vì việc chấm công đòi hỏi phải khởi động máy tính rồi mới khởi động hệ thống quản lý chấm công (hệ thống web) nên nhật ký hoạt động của máy tính nhanh hơn dữ liệu chấm công.
– Do thời gian chuẩn bị khi bắt đầu làm việc và dọn dẹp khi kết thúc công việc nên thời gian 1 giờ trước và 1 giờ sau thời gian ghi trên sổ theo dõi thời gian làm việc trên máy tính (tổng cộng 2 giờ) không được tính là thời gian làm thêm không hưởng lương.
Nhờ vào kết quả trên, chúng tôi có thể xác định được những nhân viên và phòng ban có thể đã chấm công nhưng thực tế vẫn làm việc mà không chấm công, từ đó cải thiện tình trạng làm thêm giờ không được trả lương.
Trong quá trình kiểm toán thực tế, chúng tôi đã có thể thu hẹp thành công các trường hợp cần kiểm toán bằng cách sử dụng hệ thống cho phép nhập miễn phí ngưỡng hai giờ được giới thiệu ở đây và bằng cách xử lý giờ làm việc kéo dài nhiều ngày (chẳng hạn như nhật ký hoạt động của PC sau nửa đêm).
【bản tóm tắt】
Nhật ký hoạt động của PC thường chứa một lượng dữ liệu khổng lồ và nhật ký hoạt động trong trường hợp này có hàng trăm triệu bản ghi, nhưng bằng cách sử dụng các công cụ CAAT, việc xử lý có thể được thực hiện mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Ngoài ra, phân tích dữ liệu bằng CAAT như mô tả ở trên giúp thu hẹp hiệu quả các bản ghi có dấu hiệu bất thường. Nếu bạn đang muốn triển khai kiểm toán dựa trên phương pháp tiếp cận rủi ro, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc sử dụng CAAT để phân tích dữ liệu.